¿Cómo Organizo Una Recaudación De Fondos Cash Bash?

Organizar una recaudación de fondos es una excelente manera de involucrarse en causas que son importantes para usted y construir relaciones dentro de su comunidad u organización. Sin embargo, se necesitan más que buenas intenciones para planificar y ejecutar una actividad rentable. Si desea organizar una recaudación de fondos de Cash Bar, primero debe asegurarse de tener los recursos, las personas y el tiempo para realizar un evento exitoso.

Planificación

Primero, consulte con su organización o grupo para ver si tiene los recursos para organizar una recaudación de fondos. Necesita personas con el interés, el tiempo, el talento y las conexiones para el trabajo, y necesita suficiente capital inicial para ponerlo todo junto.

A continuación, debe pensar qué tipo de evento desea organizar y dónde. Una recaudación de fondos en un bar en efectivo puede ser cualquier cosa, desde una reunión informal en la casa de un miembro donde se realiza una presentación y se pide a los participantes que paguen bebidas como donación a una causa, hasta un evento formal en un club de campo o salón de baile.

Piense en el público al que desea llegar: alguien interesado en recaudar dinero para un refugio de animales local puede ser muy diferente de alguien dispuesto a apoyar un teatro de ópera. Determine el tipo y el costo del evento en función de la demografía de su mercado objetivo: ¿suele ser joven o mayor? ¿Estarán fácilmente disponibles? ¿Cuánto ingreso disponible tienen? ¿Tienen fuertes lazos con la causa? ¿Esta audiencia asiste regularmente a ciertos tipos de eventos? Conocer las respuestas a estas preguntas y desarrollar su función en torno a ellas aumentará sus posibilidades de organizar una recaudación de fondos rentable.

Una vez que haya identificado el tipo de aventura que va a tener, la siguiente gran pregunta es: ¿Cuándo? Debe darse suficiente tiempo para prepararse, y también debe considerar posibles eventos competitivos. También debe asegurarse de que su recaudación de fondos sea estacional; por ejemplo, organizar una recaudación de fondos de carritos de efectivo en su campo de golf local en febrero podría no ser una buena idea a menos que viva en un clima que permita jugar al golf durante todo el año.

Preparar

Una vez que tenga sus planes iniciales en su lugar, su próxima gran pregunta será dónde llevará a cabo su recaudación de fondos. Su mejor apuesta es un lugar donde alguien esté dispuesto a donar a su causa, sin embargo, si no puede encontrar uno, elija uno que ofrezca la mayor cantidad de servicios para su presupuesto. No tenga miedo de darse una vuelta y pregunte siempre al propietario o gerente si les gustaría ofrecer "extras", como guardarropas, valet parking o aperitivos calientes, como donación. Tenga en cuenta que si elige organizar su evento en un lugar que aún no tiene una licencia para vender alcohol, es posible que deba obtener un permiso especial del municipio donde se llevará a cabo su evento.

Una vez que haya establecido su ubicación, puede comenzar a publicitar y promocionar su evento. Siempre aproveche las formas gratuitas y de bajo costo de comercializar su recaudación de fondos: comunicados de prensa, anuncios de la iglesia y avisos en los tableros de mensajes de la comunidad, y volantes repartidos por voluntarios son solo algunas formas de publicidad que no arruinarán su presupuesto.

A continuación, debe tener listo su suministro de bebidas. El tipo de evento que organice determinará el tipo de bebidas que necesita y con quién debe comunicarse. Por ejemplo, si estuviera organizando un evento de "Cerveza del noreste", no solo se comunicaría con todos los principales distribuidores de cerveza en su área para solicitar donaciones, sino también con todas las microcervecerías que pudiera encontrar. Por otro lado, si está organizando una noche de "cena formal y martini", deberá comunicarse con los fabricantes de los diversos licores "superiores", así como con todas las licorerías locales. Además, no olvide ponerse en contacto con las tiendas y distribuidores para comprar bebidas no alcohólicas para quienes asisten pero eligen no beber.

Además de los servicios que tienes que prestar, necesitas a alguien que te los preste. Si te esfuerzas por encontrar cantineros que sean interesantes, famosos o conocidos en tu comunidad, eso puede ser tan atractivo como las bebidas en sí. La gente suele pagar más por los servicios del alcalde, la estrella deportiva del área o la persona que maneja la botella mientras se sirve la bebida. No pase por alto a los propietarios de tabernas/bares locales, es posible que tengan contactos que puedan ayudarlo a almacenar su barra de efectivo o que conozcan a alguien que sería un buen cantinero "celebridad".

Seguridad

Uno de los aspectos más importantes de la recaudación de fondos de una barra de premios en efectivo es su responsabilidad con sus invitados. No puede asumir que sus asistentes conocen sus límites y no beberán en exceso. Designar un conductor u organizar el transporte después del evento puede evitar problemas e incluso tragedias. Como beneficio adicional, no tener que preocuparse por cómo llegan a casa puede involucrar a las personas y ayudarlas a relajarse y disfrutar una vez que lleguen allí.